(Junior) Project-Office Specialist

Du willst an der Entwicklung und Einführung von digitalen Innovationen für das Gesundheitswesen mitarbeiten? Unser Team entwickelt marktgerechte, kundenspezifische und zukunftsorientierte Lösungen rund um die digitale Transformation. Sichere unseren gemeinsamen Erfolg und mach mit uns den Unterschied: als (Junior) Project-Office Specialist (all genders).

DEINE ROLLE – DAS WARTET AUF DICH

In deiner Rolle bildest du zusammen mit deinem Team einen fundamentalen Kernprozess unseres Unternehmens und sicherst diesen in Bezug auf Qualität und Effizienz ab. Stets in enger Abstimmung mit unseren Fach-Consultants, Project Engineers und dem Management. Neben den elementaren Kunden-Projekten betrifft dies z.T. auch Organisationsprojekte (Z.B. Organisationsentwicklung, Messen, Events) und Projekte in der Produktentwicklung.

Nach Identifikation und Bewertung deiner persönlichen Erfahrung, Stärken und Interessen, wirst du in mindestens zwei der folgenden fünf Tätigkeitsbereiche deine Leistungsschwerpunkte haben.

1 I Aufgaben in der Phase Projektinitiierung, Definition und Basis-Planung

• Akquiseunterstützung I Administrative Unterstützung bei der Akquise neuer Kunden-Projekte durch Aufbereitung und Bereitstellung von relevanten Informationen.
• Bedarfsaufnahme I Aufnahme und Aufbereitung der spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden oder interner Stakeholder.
• Projektbeschreibung I Erstellung detaillierter Projektbeschreibungen und Anforderungsdokumente, die als Grundlage für die Angebotskalkulation oder interne Planung dienen.
• Risikokalkulation I Unterstützung bei der Bewertung und Minderung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit der Angebotskalkulation.
• Kostenkalkulation I Unterstützung bei der Durchführung detaillierter Kostenanalysen und Kalkulationen für Projekte.
• Angebotsdokumentation I Erstellung von professionellen, klar strukturierten Angeboten, die alle relevanten Informationen über das Projekt enthalten.
• Präsentationen I Unterstützung bei der Präsentation von Angeboten und Projektvorschlägen bei potenziellen Kunden oder Stakeholdern.
• Vertragsvorbereitung I Vorbereitung von Vertragsdokumenten und Sicherstellung, dass alle Aspekte aus dem Angebot und Vertrag klar und transparent sind.
• Angebotsnachverfolgung I Überwachung und Nachverfolgung eingereichter Angebote, um den Status zu überprüfen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
• Kundensupport I Bereitstellung von Support und Klärung von Fragen seitens der Kunden bezüglich der Angebote.
• Tool-Pflege I Daten-Pflege in unseren Projektmanagement-Tools.

2 I Aufgaben in der Phase Projektdurchführung

• Projektplanung und -kontrolle I Unterstützung bei der Erstellung, Weiterentwicklung und Überwachung von Projektplänen, Zeitplänen und Meilensteinen.
• Ressourcenzuweisung I Unterstützung bei der Planung und Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Produkten.
• Terminverwaltung I Organisation, Vorbereitung und Verwaltung von Projektmeetings, Workshops und Terminen.
• Risikobewertung I Unterstützung bei der Identifikation, Analyse und Bewertung von Projektrisiken.
• Dokumentation und Ablage I Erstellung, Verwaltung und Ablage von Projektunterlagen, Protokollen und Dokumentationen.
• BerichtswesenI Erstellung und Verteilung von regelmäßigen Statusberichten und anderen projektbezogenen Dokumenten.
• Kommunikationsmanagement I Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses zwischen Projektteams, Stakeholdern und anderen relevanten Parteien.
• Change Control I Verwaltung von Änderungsanträgen zum Projekt und Sicherstellung einer kontrollierten und strukturierten Änderungseinführung.
• Tool-Pflege I Daten-Pflege in unseren Projektmanagement-Tools.

3 I Aufgaben in der Phase Projekt-Controlling

• Zeitmanagement I Überwachung und Aktualisierung von Zeitplänen und Meilensteinen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitrahmen bleibt.
• Kapazitätsplanung I Überwachung der Ressourcenauslastung und -verfügbarkeit, um Engpässe zu vermeiden.
• Leistungserfassungs- und Abrechnungsmanagement I Sicherstellung und Überwachung der projektbezogenen Leistungserfassung und Abrechnung.
• Budgetüberwachung I Überwachung des Projektbudgets und Erfassung von Ausgaben.
• Rechnungsstellung I Administrative Unterstützung und Verwaltung der Rechnungsstellung und Zahlungen im Zusammenhang mit dem Projekt.
• Tool-Pflege I Daten-Pflege in unseren Projektmanagement-Tools.

4 I Aufgaben in der Phase Projektabschluss

• Projektabschlussberichte I Unterstützung bei der Erstellung von Abschlussberichten und Durchführung von Abschlussmeetings.
• Lessons Learned I Dokumentation und Analyse von Erfahrungen und Erkenntnissen aus dem Projekt zur Verbesserung zukünftiger Projekte.
• Tool-Pflege I Daten-Pflege in unseren Projektmanagement-Tools.

5 I Aufgaben im Bereich Project-Management-Office

• Portfolio-Management I Unterstützung bei der Verwaltung und Priorisierung des Projektportfolios in Übereinstimmung mit den strategischen Zielen der Kunden und/oder der Digital Avantgarde.
• Programmmanagement I Unterstützung bei der Zusammenstellung und Steuerung von Programmen, in denen relevante Projekte gemanagt werden, die zusammen ein übergeordnetes strategisches Ziel erreichen.
• Prozessoptimierung I Unterstützung bei der Identifikation und Implementierung von Prozessverbesserungen.
• Tooling I Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer Projectmanagement-Tools.
• Schulung und Training I Organisation und Durchführung von internen und externen Schulungen und Trainings für Projektteams zu relevanten Themen und Tools.
• Preisgestaltung I Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Preisstrategien, die sowohl wettbewerbsfähig als auch rentabel sind.
• Methodik und Standards I Unterstützung bei der (Weiter-)Entwicklung und Implementierung von Projektmanagement-Standards, -Richtlinien und -Methoden.
• Qualitätssicherung I Durchführung von Qualitätsprüfungen und Audits zur Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Best Practices.
• Helpdesk-Funktion I Bereitstellung von Support und Beantwortung von Fragen der Projektmitarbeiter.

DEINE SKILLS – DAS BRINGST DU MIT

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung (0-2 Jahre bei der Junior Stelle) im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, MS SharePoint/Teams und Kompetenz im Umgang mit E-Dokumenten.
• Fundierte Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden und -Tools.
• Gute konzeptionelle und analytische Fähigkeiten sowie schnelle Auffassungsgabe.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine sorgfältige Arbeitsweise.
• Überzeugendes und souveränes Auftreten gepaart mit Kommunikationsstärke.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.